fotolia_136195467

Cum să ai o şedinţă cât mai eficientă

Organizarea unui meeting: Cum să ai o şedinţă cât mai eficientă

Iată câteva sfaturi pentru a nu avea parte de şedinţe mult prea lungi care par să nu deţină vreun scop anume şi se finalizează fără găsirea soluţiilor.

Planificarea din timp a şedinţei

Este recomandat ca şedinţa să fie planificată din timp, înainte de a trimite e-mailurile cu invitaţii. Pentru un meeting reuşit, ar trebui luate în considerare următoarele:

  • Este această şedinţă necesară ? Răspunsul la această întrebare ar trebui să fie un „da” categoric. În cazul în care întâlnirea (pentru diverse evaluări ale proiectelor) ar putea fi înlocuită cu un simplu email sau cu câteva telefoane, şedinţa în sine ar deveni inutilă.
  • Creează lista cu invitaţi. Este recomandat să inviţi la şedinţa respectivă doar persoanele esenţiale pentru desfăşurarea sa, pentru a evita pierderea timpului.
  • Evită posibilele defecţiuni tehnice. Verifică dinainte conexiunea la Internet, funcţionarea optimă a videoproiectorului şi pregăteşte camera pentru conferinţă din timp, pentru a evita potenţiale neplăceri, în timpul şedinţei.
  • Fii pregătit. Când te afli într-un meeting, este esenţial să ştii clar motivul pentru care eşti acolo. Va avea loc un brainstorming ? Se va discuta un proiect nou ? Se prezintă noutăţile şi evoluţia unui proiect ? Orice scop ar avea o întâlnire, fii pregătit din timp. În cazul în care tu eşti cel care organizează şedinţa, planul acesteia trebuie trimis invitaţilor cu câteva zile înainte de desfăşurarea ei.

 

Debutul şi finalizarea şedinţei

Dacă planificarea şedinţei a decurs bine, înseamnă că, în cadrul acesteia, vor fi prezente doar persoanele necesare care ştiu despre ce este vorba şi cunosc scopul întâlnirii. Orice nelămurire a celor invitaţi trebuie clarificată înaintea începerii şedinţei. Meeting-ul trebuie să debuteze cu clarificarea şi evaluarea scopurilor urmărite, iar, spre finalul acesteia, leader-ul proiectului şi al şedinţei trebuie să menţioneze care vor fi paşii de urmat în continuare.

 

            Păstrarea discuţiile din cadrul şedinţei strict la subiect

Deseori, se întâmplă ca, în cadrul unui meeting, discuţiile să divagheze treptat, îndepărtându-se progresiv de la subiectul iniţial şi dizolvându-se în discuţii fragmentate.

Pentru a preveni o astfel de neplăcere, este indicat să participi activ şi constructiv la discuţii. Orice comentarii trebuie menţinute în sfera listei de subiecte propuse pentru întâlnire.

Este indicat ca membrii invitaţi să ia notite pe parcursul desfăşurării şedinţei, iar leader-ul poate trimite informaţii în plus celorlalţi după finalizarea meeting-ului.

Evită elementele care ar putea distrage atenţia. Este recomandată interzicerea utilizării telefoanelor mobile, a laptopurilor şi a tabletelor în timpul şedinţei de către leader-ul acesteia sau de către manager.

Păstrează discuţiile la un nivel productiv. Întâlnirile de această natură au un scop social, fiind importante părerile tuturor celor prezenţi. Este important, însă, ca discuţiile să nu eşueze în derizoriu şi să treacă la subiecte irelevante pentru problemele în cauză. Această sarcină cade mai ales în mâinile leader-ului şedinţei.

 

În cadrul unui meeting eficient, se pot realiza multe în scurt timp. O şedinţă poate genera idei grozave şi poate consolida relaţiile dintre colegii de muncă.

Sfaturi

Lasă un răspuns